Documentación técnica 4.0: contenidos en la Industria 4.0

Un artículo publicado en la revista Chronicle de la American Translators Association, en julio de 2013, destaca que los manuales técnicos deberían redactarse con un tono objetivo, que no aporte ninguna pista sobre la opinión del autor. En el artículo se dice que, si se escriben correctamente, los textos técnicos no contienen ningún indicio sobre quién es el autor ni ninguna traza de subjetividad… No existe ninguna necesidad de que el texto sea entretenido, bello o inspirador… pero es esencial que dichos textos se redacten y organicen de forma que cumplan un requisito muy específico: la eficiencia (ATAnet.org, julio 2013).

Si nos trasladamos al presente, la eficiencia en la distribución de contenido técnico es más primordial que nunca. Ahora la industria se encuentra en el umbral de una cuarta revolución industrial, o Industria 4.0 —término introducido por la Estrategia de Alta Tecnología 2020 del Gobierno alemán. A medida que Internet evoluciona, el mundo real y el mundo virtual convergen cada vez más en forma de una «Internet de las cosas». Las principales características de esta producción industrial son la personalización masiva y la fusión de productos y servicios para formar productos híbridos [Ministerio federal alemán de Educación e Investigación (BMBF) 2014].

Y, sin embargo, la documentación técnica se ha rezagado y no ha podido seguir el ritmo de estos tiempos cambiantes. En contraste con la Industria 4.0 y las fábricas inteligentes —donde las nuevas tecnologías se desarrollan a un ritmo muy rápido y, con ellas, los productos UX (experiencia del usuario) más innovadores—, el contenido técnico ha permanecido en general estático, y se ha convertido en algo desfasado e ineficaz. En la actualidad se están desarrollando e implementando nuevos métodos de composición y distribución del contenido para satisfacer la demanda del mercado y mejorar la eficiencia de los productos y servicios que se ofrecen.

Acceso dirigido en un sistema en el que «Todo es un servicio»

Un cambio importante que llega con la Industria 4.0 es la transformación de productos en servicios. Además, las empresas proporcionan cada vez más sus productos y servicios siguiendo un modelo de suscripción, por ejemplo el SaaS (Software as a Service o software como servicio, por sus siglas en inglés) o los motores de avión (Power-by-the-Hour o energía por horas). Estos modelos son especialmente interesantes para reducir los tiempos de trabajo de los técnicos de mantenimiento, lo que se puede conseguir en parte reduciendo el tiempo que el técnico necesita para encontrar la información adecuada para una tarea determinada (hs-karlsruhe.de, septiembre 2017). Para que el acceso dirigido a un contenido crucial sea posible, la información debe disponerse de otra forma. Su valor en aumento comporta nuevos modelos de negocio, como el IaaS (Information as a Service o la información como servicio), en el que los clientes pagan para recibir contenido adicional o metadatos de mejor calidad (timesofcloud.com, 1 de enero de 2018).

Fábricas inteligentes, documentación ineficaz

Otro avance reciente es la línea de producción inteligente. Sin líneas de montaje, este sistema de fabricación del futuro se basa en componentes semiautónomos que pueden comunicarse unos con otros mediante protocolos estandarizados. Cuando se cambia o se añade un componente, toda la línea de producción se adapta automáticamente a la nueva configuración (psi.de, 1 de junio de 2018). Y, mientras esta comunicación de máquina a máquina ya funciona en producción, los manuales digitales de estos componentes han permanecido estáticos e inflexibles, a pesar de que son buenos candidatos para la generación de contenido automático debido a que los términos son sencillos, el lenguaje es simple, y requieren actualizaciones frecuentes.

Información inteligente

En los últimos años, el concepto de «información inteligente» se repite constantemente en el sector de la documentación técnica. Como solución para la distribución dinámica de contenidos, esta expresión describe el material modular que incorpora temas autónomos y se ha enriquecido con metadatos clasificadores (tekom.de, 2017). De este modo es posible el acceso fragmentado a la información y se facilita la integración en procesos basados en datos —como un evento de mantenimiento preventivo que provoca una solicitud de procedimiento de servicio adecuado filtrada por tipo de máquina, por componente afectado y por grupo objetivo (hs-karlsruhe.de, septiembre 2017).

La memoria de traducción, en la que la localización del contenido y las soluciones de traducción se integran formando un flujo para la gestión de contenido, puede ser eficaz a la hora de producir y adaptar varias copias de un artículo en un idioma determinado. Y la traducción automática neuronal —una revolución en la capacidad de los ordenadores para comprender y generar un discurso natural, en especial con la aplicación de redes neuronales profundas, como Google voice search, WaveNet, y ahora Google Duplex (ai.googleblog.com, 8 de mayo de 2018)— tiene importantes implicaciones en el ámbito del contenido técnico multilingüe y multimedia. En este caso un proveedor de servicios lingüísticos fiable debe proporcionar a la empresa asesoramiento y asistencia con arreglo a las mejores prácticas en el tema, dado que él es quien dispone de los conocimientos y la experiencia para ofrecer una localización de alta calidad en múltiples formatos.

Cambio de paradigma, vocabulario estandarizado

Dado que la documentación en papel desaparece y se transfiere al mundo digital, se requiere una nueva forma de crear contexto. En 2016 surgió el iiRDS (intelligent information Request and Delivery Standard o estándar de solicitud y distribución de información inteligente) con el fin de elaborar un vocabulario estandarizado para documentación técnica. A partir de metadatos, puede establecer el contexto entre varios temas individuales o seleccionar un tema adecuado a partir de muchas opciones. En la práctica, la capacidad de solicitar y proporcionar información inteligente entre empresas individuales e independientes significa que, por ejemplo, un técnico de mantenimiento puede recibir las instrucciones exactas sobre lo que debe hacer en caso de avería.

Menos es más y contenido de legado

El acceso a la información adaptada se basa en puntos de datos diferenciados para obtener buenos resultados. Con más componentes de contenido y metadatos asociados, la calidad de los datos será un nuevo reto para los redactores técnicos. Será importante ir eliminando repeticiones en una base de datos con cada vez más contenido, así como consolidar los metadatos en un proceso de mejora continua. Dado que será casi imposible controlar manualmente la calidad, debido a la gran cantidad de información, hay que utilizar herramientas de software para analizar y elaborar informes de calidad del contenido con el fin de detectar textos con contenido similar y entradas de metadatos incorrectos (tekom. es, 2017).

Pero mientras el nuevo contenido técnico se elaborará teniendo en cuenta los metadatos y se preparará para una distribución contextualizada, es posible que en la Industria 4.0 se pase por alto el contenido antiguo, pero útil, debido a que el formato está desfasado. Las empresas que no quieren invertir tiempo y ocupar personal en transformar los manuales existentes en información inteligente quedarán limitadas al nuevo contenido —y las diferencias en la calidad del contenido y los métodos de acceso pueden afectar a la experiencia del usuario (ceur-ws.org, septiembre 2016). La inteligencia artificial podría proporcionar la solución, dado que ya se pueden utilizar enfoques basados en el aprendizaje automatizado para introducir los datos de legado en los portales de distribución de contenido. Junto con un control de calidad humano, podría ser posible procesar semiautomáticamente una gran cantidad de documentos, recuperando y filtrando contenido más antiguo de la misma forma que el nuevo.

Un mundo feliz

A pesar de las recientes innovaciones, esos métodos de desarrollo técnico y distribución avanzados todavía tienen que implementarse ampliamente a través de las diversas fases de planificación y edición. Para utilizar y aprovechar mejor los productos y servicios disponibles, el contenido técnico del futuro debe estructurarse para que encaje en los procesos impulsados por una cantidad cada vez mayor de datos en las fábricas inteligentes. Y hay que contar con la inteligencia artificial y el aprendizaje profundo, diseñados para mejorar la gestión de contenidos, para que la información esté disponible para todo el mundo, en todas partes y en cualquier idioma.

A medida que la Industria 4.0 evoluciona y exige un cambio en la forma de redactar y editar la documentación, los redactores técnicos se enfrentan a nuevos retos que van más allá de adoptar un tono neutro.

En este cambio de paradigma —que deja de lado los manuales de producto basados en documentos y se dirige hacia una presentación de contenido orientada al servicio—, los redactores técnicos se verán obligados a adoptar conceptos metódicos como la modularización y los metadatos, y adquirir un dominio de las aplicaciones, el software y los programas de aprendizaje implicados. Además, como expertos en la creación de contenido impulsado por metadatos, evolucionarán y pasarán de ser redactores a ser «gestores de conocimientos» que se moverán entre la producción y las tecnologías de la información, con el fin de ofrecer un contenido dinámico más allá del contexto actual de los documentos (tcworld.info, marzo 2018).