Où et comment organiser une réunion multilingue du comité d’entreprise européen grâce à l’interprétation à distance ?

Si vous travaillez au sein d’une organisation européenne présente dans au moins deux pays de l’UE et comptant au moins 1 000 employés ou 150 employés dans au moins deux États de l’UE, le Liechtenstein, la Norvège ou l’Islande, il est probable que vous ayez déjà assisté à des réunions de comités d’entreprise européens, tout comme, actuellement, environ 19 millions de travailleurs européens. Dans ce blog, vous découvrirez en quoi les services d’interprétation à distance peuvent contribuer au bon déroulement des réunions internationales de CEE et de RH, quel qu’en soit le format.

Travailler avec des partenaires internationaux ou au sein d’une équipe implantée au niveau européen ou mondial implique la nécessité d’organiser des réunions internationales. Permettant d’assurer une communication ouverte et un partage égalitaire de l’information, elles sont également organisées pour vérifier que tous les membres de l’entreprise ou de l’institution sont sur la même longueur d’onde, mais aussi pour permettre à chacun de contribuer au bon développement de l’entreprise grâce au savoir-faire fonctionnel des employés, à leur connaissance des marchés locaux et à leur diversité culturelle, sans oublier la diversité des perspectives et des expériences professionnelles de chacun.

Parallèlement à ces réunions internationales, organisées en présentiel, à distance ou sous forme hybride, les multinationales implantées au sein de l’UE peuvent solliciter la mise en place d’un comité d’entreprise européen (CEE), ce qui représente une démarche déterminante. Représentant les intérêts des employés vis-à-vis de la direction centrale des multinationales, les CEE constituent, selon l’Institut syndical européen (l’ETUI), une tribune réunissant des représentants nationaux élus par les travailleurs des différents pays de l’Union européenne (où opèrent ces multinationales) chargés de traiter les questions transfrontalières liées au lieu de travail.

Instaurés pour tenter de répondre de manière pragmatique aux enjeux de la mondialisation/européanisation, les comités d’entreprise européens sont apparus dans les années 1980 à la faveur de rencontres informelles entre les représentants des travailleurs de différents pays européens dans le but de combler les besoins du personnel et de la direction en termes d’information et de consultation. Les CEE sont actuellement régis par deux directives européennes, adoptées respectivement en 1994 puis en 2009. D’après les chiffres issus de la base de données de l’ETUI (janvier 2019) cités par Eurofound, il existe actuellement 992 CEE en activité.

Tout comme les réunions d’affaires internationales impliquant des effectifs géographiquement dispersés, et comme nous l’avons récemment constaté lors de la pandémie de COVID-19, les multinationales concernées par le dispositif des CEE doivent également relever des défis de taille pour organiser leurs réunions. Elles doivent notamment choisir entre un format hybride, à distance ou en présentiel. Avant que la pandémie ne vienne bouleverser nos habitudes, les réunions de CEE se tenaient généralement en présentiel. Ces derniers temps, certaines entreprises sont revenues au format hybride et à la présence physique, mais pour celles qui ont décidé de faire appel à des services d’interprétation à distance, la situation n’a pas vraiment changé, à tel point que bon nombre d’entreprises ont décidé de privilégier les réunions à distance pour éviter les déplacements inutiles.

Le format des réunions n’est toutefois pas le seul point dont il faut tenir compte lors de l’organisation d’une réunion de CEE. Qu’il s’agisse de contourner des différences culturelles ou d’autres obstacles, les entreprises organisant des CEE doivent faire appel à un partenaire linguistique et déployer des efforts considérables pour favoriser la compréhension entre personnes et entreprises de différents pays parlant des langues différentes, sans oublier les déplacements dans d’autres pays. La communication doit être claire et fluide pour éviter que le dialogue et les informations ne se dégradent rapidement, que les malentendus ne se multiplient et que la coopération ne dégénère en défiance.

Même si la réunion se tient entre personnes se trouvant dans la même pièce ou parlant la même langue mais dans des lieux différents, il faut faire attention à certains détails auxquels on ne pense pas toujours. Il faut utiliser un équipement adapté, s’assurer qu’aucun problème technique ne viendra compliquer les choses et choisir les bons intervenants.

Les plateformes de webinaires multilingues et les outils d’interprétation à distance les plus modernes sont à même de :

faire tomber les barrières linguistiques,
renforcer l’engagement des participants,
et favoriser une communication efficace.

Lors de votre réunion, si une interprétation simultanée s’avère nécessaire, les interprètes pourront travailler à distance, recevoir l’audio en temps réel et fournir une interprétation rapide aux participants. Dans des environnements analogues, la technologie peut faire appel au sous-titrage en direct pour faciliter l’accessibilité des personnes malentendantes.

Contribution de CPSL

Pendant la pandémie, l’un de nos clients, une multinationale bien connue du secteur automobile, était à la recherche d’un PSL pouvant assurer les services d’interprétation à l’occasion de son CEE à Bratislava, et ce, en slovène, slovaque, tchèque, espagnol, italien, allemand, français et anglais.Cette mission impliquait la participation d’un total de 16 interprètes. Les déplacements étant impossibles, la technologie RIT lui a permis d’organiser sa réunion sans déroger aux critères de qualité visés.

Chaque entreprise étant un monde à part, chaque CEE est unique et présente ses propres exigences. Si vous refusez que le temps et la distance vous empêchent d’atteindre les objectifs de votre CEE, CPSL peut vous fournir le soutien linguistique dont vous avez besoin pour ce type de réunion, qu’il s’agisse de séances en présentiel, à distance ou hybrides.