Vous êtes-vous déjà demandé comment les industries du transport international arrivent à fonctionner et à communiquer avec efficacité dans différentes langues, cultures et structures réglementaires au sein de l’UE ainsi qu’à l’intérieur et à l’extérieur des États-Unis ?

Comment les entreprises d’expédition internationale s’assurent-elles que leur produits et services parviennent à leurs clients sans obstacles linguistiques, malentendus et retards logistiques ? La réponse est apportée par les services de traduction internationale.

L’importation et l’exportation de marchandises impliquent de lourdes formalités administratives, en fonction du type, de la valeur et de l’origine des marchandises, ainsi que des procédures et exigences douanières du pays destinataire. Cependant, les tâches de communication et les formalités administratives peuvent ne pas être nécessairement fastidieuses si vous suivez quelques étapes d’organisation de vos documents et faites appel à un service de traduction spécialisé et professionnel pour alléger votre charge.

Les services de conseil linguistique sont essentiels pour les entreprises de transport et de stockage international, notamment les entreprises d’expédition de véhicules, étant donné que les entreprises de conseil linguistique sont spécialisées dans la simplification des opérations transfrontalières et sur les marchés. Mais ce domaine de la traduction professionnelle n’est pas aussi simple que l’on peut le penser. Il appelle une planification soignée, un contrôle de la qualité et une mise en conformité avec diverses normes et réglementations nationales. Dans cette publication du blog, nous allons non seulement nous pencher sur les exigences de traduction internationale propres au secteur de la logistique, mais nous verrons également comment remplir ces conditions à l’aide de nos services linguistiques professionnels.

Bien des raisons sont valables pour faire appel à un prestataire de services linguistiques spécialisé pour traduire les documents d’importation et d’exportation (entre autres), en particulier dans le secteur de la logistique. Dans ce domaine, la rapidité, la précision et la cohérence des termes et processus techniques dans différentes langues et cultures jouent un rôle crucial pour éviter les difficultés juridiques susceptibles de résulter de documents mal traduits, sans parler des problèmes issus de malentendus lors de réunions menées en présentiel en l’absence d’interprète.

En tant que prestataires de services linguistiques professionnels, nous veillons à ce que nos experts natifs utilisent des technologies de traduction, des guides stylistiques ainsi des systèmes de gestion terminologique de pointe afin de perfectionner la qualité et la précision des traductions que nous proposons aux entreprises de transport et logistique. La réussite et la rentabilité de ces entreprises dépendent d’un flux rapide et efficace d’informations compréhensibles. En outre, aucune prestation n’est livrée sans être soumise au préalable à un processus d’assurance qualité certifié pour relire toutes les traductions.

La logistique dépend du Web

Aujourd’hui, lorsque l’on réalise une commande en ligne, on ne sait jamais vraiment si la marchandise provient d’une boutique à proximité ou si elle passe par un système logistique multimodal en provenance d’Europe, des États-Unis, voire de Chine. Cela s’explique par l’excellente qualité du travail de traduction et de localisation des sites Web réalisé par des entreprises telles que la nôtre. Selon les études, les clients sont davantage susceptibles de finaliser un achat lorsqu’ils peuvent utiliser un site Web bien rédigé et qui n’a pas l’air manifestement traduit.

Des logiciels dédiés à la logistique

Conçu aux États-Unis, organisé dans l’Union européenne et fabriqué en Asie. De l’idée de départ au produit fini transporté dans un conteneur d’expédition, la traduction est bien plus qu’un maillon de la chaîne pour les grands opérateurs logistiques. Elle est le ciment de tout un projet. Aussi, les grandes multinationales investissent dans des logiciels multilingues pour assurer la circulation des informations.

Transport et entreposage de véhicules motorisés et aériens

Les grandes entreprises logistiques au service des entreprises d’expédition de véhicules font appel à des prestataires de services linguistiques qui travaillent pour les secteurs automobile et aéronautique fortement mondialisés. Ces secteurs utilisent déjà nos services pour traduire et actualiser leurs modes d’emploi, leurs spécifications techniques, leurs logiciels et leurs supports marketing. Mais, outre la documentation très spécialisée et propre à chaque domaine utilisée par ces secteurs, il existe d’autres documents logistiques communs à la quasi-totalité des entreprises logistiques de fret. C’est un domaine dans lequel CPSL peut opérer une amélioration exponentielle de la vitesse et l’efficacité des processus en permettant aux entreprises d’exploiter notre maîtrise des technologies avancées de traduction assistée qui utilisent des mémoires et des glossaires. Nous proposons même des services de localisation automatique pour traduire les sites Web afin de maintenir toutes les personnes concernées dans la boucle.

Les documents d’importation et d’exportation normalisés fournissent à toutes les personnes en charge de la manutention et du stockage des cargaisons des informations de traçabilité et de responsabilité concernant toutes les marchandises en transit, et il est essentiel que ces documents soient compris par toutes les parties prenantes. Les clients externes comme internes ont besoin d’un site Web multilingue qui leur permet de trouver rapidement des informations dans leur langue natale, notamment en ce qui concerne les marchandises particulières telles que les produits pharmaceutiques qui exigent un transport à température contrôlée. De plus, les importateurs et exportateurs ont également besoin de documents spécifiques pour attester la conformité avec diverses lois et réglementations nationales (dédouanement) et pour effectuer le calcul des tarifs douaniers, généralement dans plusieurs langues. Ces documents doivent accompagner toutes les expéditions dans les langues appropriées pour garantir la satisfaction de toutes les autorités concernées. Si les documents d’expédition comportent également de nombreux termes communs et une terminologie établie, ils doivent néanmoins être totalement clairs et précis pour garantir le traitement des cargaisons sans retard.

Ces documents sont les suivants :

• La lettre de transport, un accord informel entre l’expéditeur de la cargaison, le transporteur et le destinataire.
• Le connaissement, preuve de l’existence d’un contrat de transport et de la réception des marchandises par le transporteur.
• Le bordereau d’expédition, qui contient une description plus détaillée des marchandises.
• Les factures et pro formas, qui contiennent les informations financières relatives à l’expédition.
• La déclaration sommaire comporte les informations de sécurité et de sûreté concernant la cargaison à expédier.

Réduire les formalités administratives pour le transport et le stockage

L’absence de présentation de documents réglementaires complets dans la langue du pays de destination coûte cher et prend du temps. Par exemple, selon le « Guide for Commercial Importers » (Guide des importateurs commerciaux) américain :

« La facture et toutes les pièces jointes doivent être rédigés en anglais ou s’accompagner d’une traduction fidèle en anglais. Chaque facture doit indiquer avec suffisamment de détails les marchandises contenues dans chaque colis individuel. Si la facture ou l’entrée n’indique pas le poids, le calibre ou la mesure de la marchandise nécessaire pour déterminer les droits applicables, l’importateur inscrit prendra à sa charge tous les frais engagés pour obtenir ces informations avant la libération de la marchandise par le CPB (Service des douanes et de la protection des frontières des États-Unis). Chaque facture doit indiquer en détail, pour chaque classe ou type de marchandise, toutes les remises opérées sur la liste ou les autres prix de base et autorisées lors de la fixation de chaque prix ou valeur d’achat ».

Mais ce n’est pas tout. La présentation de documents officiellement cachetés, signés et certifiés conformes est souvent une condition préalable à l’autorisation d’entrée de marchandises dans un pays.

Freins juridiques

La procuration est un document fréquemment requis dans le secteur logistique. Par exemple, aux États-Unis, l’entrée de marchandises opérée par une personne ou une société non-résidente ou étrangère implique l’intervention d’un mandataire résident autorisé à accepter le service au nom de la société étrangère. Il est alors nécessaire d’octroyer une procuration à un mandataire local, signée devant un notaire public et porteuse du sceau du notaire. Les agents d’authentification d’une ambassade ou d’un consulat américain à l’étranger peuvent fournir des services similaires aux fonctions d’un notaire public aux États-Unis. Il est également possible de faire authentifier un document par un notaire étranger local avant de le faire certifier conforme aux États-Unis. Dans les pays signataires de la Convention de l’Apostille de La Haye, ce processus est simplifié et n’implique pas l’intervention d’ambassades ou de consulats (cf. Site Web de la Conférence de La Haye pour obtenir plus d’informations sur le processus Apostille). Ces documents doivent être rédigés en anglais. C’est là que le service de traduction assermentée proposé par CPSL entre en jeu. Pour obtenir une traduction de ce type, vous devez présenter les documents suivants :

• Certificat délivré par un fonctionnaire d’État du pays concerné faisant foi de l’existence légale de la société.
• Un exemplaire des statuts faisant état du champ d’application de l’activité de l’importateur.
• Un exemplaire du document faisant foi des pouvoirs de la personne signataire de la procuration (statuts, copie de la résolution pertinente, procès-verbal d’assemblée du conseil d’administration ou autre document).

N’oubliez pas que les lois relatives à la constitution de sociétés et à la notation et l’authentification des documents varient d’un pays à l’autre.

Comme vous pouvez le constater, la préparation efficace et ordonnée de documents multilingues exige un certain niveau de dévouement et d’expertise. C’est là que l’aide de CPSL peut vous être très précieuse. Ne laissez pas les barrières linguistiques vous freiner ou vous coûter de l’argent. Contactez-nous dès aujourd’hui pour nous faire part de vos besoins. Nous vous transmettrons un devis gratuit adapté à votre projet ainsi qu’une multitude d’autres idées pour vous aider ; peu importe la langue, le document ou le délai.