Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie es der globalen Transportindustrie gelingt, über verschiedene Sprachen, Kulturen und rechtliche Rahmenbedingungen hinweg innerhalb der EU und innerhalb und außerhalb der USA effektiv zu agieren und zu kommunizieren?

Wie stellen globale Speditionen sicher, dass Produkte und Dienstleistungen die Kunden ohne Sprachbarrieren, Missverständnisse und logistische Verzögerungen erreichen? Die Antwort lautet: globale Übersetzungsdienste.

Der Import und Export von Waren ist mit erheblichem Dokumentationsaufwand verbunden, der von der Art, dem Wert und der Herkunft der Waren sowie von den Zollverfahren und -anforderungen des Ziellandes abhängt. Kommunikation und Bürokratie sollten Sie allerdings nicht abschrecken, wenn Sie einige Schritte zur Organisation Ihrer Dokumente befolgen und einen professionellen, spezialisierten Übersetzungsdienst in Anspruch nehmen, der Ihnen die Arbeit abnimmt.

Sprachberatungsdienstleister sind für weltweit tätige Transport- und Lagerunternehmen, einschließlich Fahrzeugspeditionen, von entscheidender Bedeutung, da sich Sprachberatungsunternehmen auf die Rationalisierung von Abläufen über Grenzen und Märkte hinweg spezialisiert haben. Allerdings ist diese Art der Geschäftsübersetzung nicht so einfach, wie Sie vielleicht denken. Sie erfordert eine sorgfältige Planung, Qualitätskontrolle und die Einhaltung einer Vielzahl von nationalen Normen und Vorschriften. In diesem Blogbeitrag betrachten wir nicht nur die internationalen Übersetzungsanforderungen in der Logistikbranche, sondern zeigen auch, wie Sie diese Anforderungen mit unseren professionellen Sprachdienstleistungen erfüllen können.

Es gibt viele Gründe, einen spezialisierten Sprachdienstleister mit der Übersetzung von Import- und Export- sowie anderen Dokumenten zu beauftragen, insbesondere in der Logistikbranche. In dieser Branche sind Schnelligkeit, Genauigkeit und Konsistenz bei Fachbegriffen und Prozessen über Sprachen und Kulturen hinweg entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden, die sich aus schlecht übersetzten Dokumenten ergeben könnten, ganz zu schweigen von Problemen aufgrund von Missverständnissen bei persönlichen Treffen, weil kein Dolmetscher hinzugezogen wurde.

Als professioneller Sprachdienstleister stellen wir sicher, dass unsere muttersprachlichen Experten hochmoderne Übersetzungstechnologien, Stilrichtlinien und Terminologieverwaltungssysteme verwenden und so die Qualität und Genauigkeit der Übersetzungen, die wir an Transport- und Logistikunternehmen liefern, verfeinern können. Der Erfolg und die Rentabilität dieser Unternehmen hängen von einem raschen, effektiven undverständlichen Informationsfluss ab. Darüber hinaus wird nichts geliefert, ohne dass zuvor ein zertifiziertes Qualitätssicherungsverfahren angewandt wurde, um alle Übersetzungen auf Fehler zu überprüfen.

Die Logistik hängt von der Website ab

Inzwischen ist es so, dass man sich nie sicher sein kann, ob die online bestellten Waren aus einem Geschäft um die Ecke oder über ein multimodales Logistiksystem irgendwo aus Europa, den USA oder sogar China geliefert werden. Dies ist dank der qualitativ hochwertigen Übersetzung und Lokalisierung der Website durch Unternehmen wie CPSL möglich. Studien haben gezeigt, dass Kunden eher eine Bestellung aufgeben, wenn sie eine gut verfasste Website besuchen, die sich nicht nur wie eine reine Übersetzung liest.

Software für Logistik

In den USA entworfen, in der EU entwickelt und in Asien hergestellt. Von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt, das in einem Schiffscontainer transportiert wird, ist die Übersetzung für die größten Logistikunternehmen mehr als nur ein Glied in der Kette Sie hält ein Projekt zusammen. Aus diesem Grund investieren große Unternehmen in mehrsprachige Software, um den Informationsfluss aufrechtzuerhalten.

Kraftfahrzeug- und Luftverkehr und Lagerhaltung

Führende Logistikunternehmen, die Fahrzeugspeditionen bedienen, verlassen sich auf Sprachdienstleister, die für die stark globalisierte Automobil- und Luftfahrtindustrie tätig sind. In diesen Industriezweigen nutzt man bereits die Übersetzung und Aktualisierung von Bedienungsanleitungen, technischen Spezifikationen, Software, und Marketing-Materialien. Neben den hochspezialisierten, branchenspezifischen Dokumenten, die in diesen Bereichen verwendet werden, gibt es jedoch auch andere Logistikdokumente, die für fast alle Frachtlogistikunternehmen gleich sind. Dies ist ein Bereich, in dem CPSL die Geschwindigkeit und den Erfolg von Prozessen exponentiell verbessern kann, indem Unternehmen unser Know-how fortschrittlicher Technologien der maschinengestützten Übersetzung auf der Grundlage von Übersetzungsspeichern und Glossaren nutzen. Wir bieten sogar automatisierte Lokalisierungsdienste für die Übersetzung von Websites an, damit alle Beteiligten stets informiert sind.

Durch standardisierte Import- und Exportdokumente ist für alle am Umschlag und der Lagerung von Fracht beteiligten Personen die Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht für alle beförderten Waren gewährleistet, und es ist wichtig, dass diese Dokumente von allen Beteiligten verstanden werden. Sowohl externe als auch interne Kunden benötigen eine mehrsprachige Website, auf der sie die aktuellsten Informationen in ihrer Muttersprache finden können. Dies gilt insbesondere für empfindliche Waren wie Pharmazeutika, für die ein temperaturgeführter Transport erforderlich ist. Darüber hinaus benötigen Importeure und Exporteure auch spezielle Dokumente, meist in mehreren Sprachen, die die Konformität mit den verschiedenen nationalen Gesetzen und Vorschriften (für die Zollabfertigung) bescheinigen und Zolltarifberechnungen ermöglichen. Um den Anforderungen aller beteiligten Behörden zu genügen, müssen diese Dokumente allen Lieferungen in der jeweiligen Sprache beigefügt werden. Die Versanddokumente enthalten jedoch auch viele allgemeine Begriffe und gängige Terminologie, die nicht wiederholt übersetzt werden, aber dennoch zu 100 % korrekt sein müssen, damit Ihre Fracht ohne Verzögerung abgefertigt werden kann.

Diese Dokumente sind:

• Der Frachtbrief, eine formlose Vereinbarung zwischen dem Sender der Fracht, dem Frachtführer und dem Empfänger.
• Das Konossement ist der Nachweis für einen Vertrag zur Beförderung und zum Empfang der Waren durch den Frachtführer.
• Die Packliste enthält eine detailliertere Beschreibung der Waren.
• Die Rechnungen und Pro-forma-Rechnungen enthalten die für die Sendung relevanten Finanzinformationen.
• Die summarische Anmeldung enthält sicherheitsrelevante Vorabinformationen über die Fracht.

Bürokratieabbau bei Transport und Lagerung

Sollten die vorschriftsmäßigen Dokumente nicht fehlerfrei in der Sprache des Ziellandes vorliegen, kann das teuer und zeitaufwendig werden. So besagt zum Beispiel der „Leitfaden für gewerbliche Importeure” in den USA:

„Die Rechnung sowie alle Anhänge müssen in englischer Sprache vorliegen oder oder von einer genauen englischen Übersetzung begleitet werden. Jede Rechnung muss hinreichend detailliert darlegen, welche Waren in jedem einzelnen Paket enthalten sind. Wenn die Rechnung oder die Zollanmeldung (entry) nicht das Gewicht, das Maß oder die Abmessungen der Ware angibt, die für die Ermittlung der Zölle erforderlich sind, muss der Importeur die Kosten für die Beschaffung dieser Informationen vor der Freigabe der Ware aus dem Gewahrsam der Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP) tragen. Auf jeder Rechnung ist für jede Klasse oder Art von Waren detailliert jeder Nachlass vom Listen- oder sonstigen Grundpreis anzugeben, der bei der Festsetzung des Einkaufspreises oder -werts gewährt wurde oder gewährt werden kann.“

Aber das ist noch nicht alles. Offiziell abgestempelte, unterschriebene und notariell beurkundete Dokumente sind oft eine Voraussetzung dafür, dass Waren in ein Land eingeführt werden können.

Rechtliche Hürden

Ein in der Logistikbranche häufig benötigtes Dokument ist die Vollmacht. So ist in den Vereinigten Staaten für die Einfuhr von Waren durch eine nicht ansässige Einzelperson oder Personengesellschaft oder durch ein ausländisches Unternehmen ein in den USA ansässiger Zollagent erforderlich, der bevollmächtigt ist, die Zustellung von Schriftstücken im Namen des ausländischen Unternehmens entgegenzunehmen. Dies bedeutet, dass einem örtlichen Vertreter eine Vollmacht erteilt werden muss, die vor einem Notar ausgefertigt und mit dem Siegel des Notars versehen wird. Die Notarbeamten in den Botschaften oder Konsulaten der Vereinigten Staaten im Ausland können notarielle Dienstleistungen erbringen, die den Funktionen eines Notars in den Vereinigten Staaten entsprechen. Es ist auch möglich, ein Dokument von einem ausländischen Notar vor Ort notariell beurkunden zu lassen und es dann anschließend zur Verwendung in den Vereinigten Staaten zu beglaubigen. In Ländern, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind, ist dies ein vereinfachtes Verfahren, an dem keine Botschaften oder Konsulate beteiligt sind (vollständige Informationen über das Apostille-Verfahren finden Sie auf der Website der Haager Konferenz). Die Dokumente müssen in englischer Sprache abgefasst sein, und hier ist der beeidigte Übersetzungsdienst von CPSL von unschätzbarem Wert. Um eine solche Übersetzung zu erhalten, müssen Sie Folgendes vorlegen:

• Eine Bescheinigung eines Amtsträgers des Landes, aus der die rechtliche Existenz der Gesellschaft hervorgeht.
• Eine Kopie des Gesellschaftsvertrags, aus dem der Geschäftsumfang des Importeurs hervorgeht.
• Eine Kopie des Dokuments, das die Befugnisse des Unterzeichners der Vollmacht belegt (Gründungsurkunde, Kopie des entsprechenden Beschlusses, Protokoll der Vorstandssitzung oder ein anderes Dokument).

Beachten Sie, dass die Gesetze über die Gründung sowie die Beurkundung und Beglaubigung von Dokumenten von Land zu Land unterschiedlich sind.

Wie Sie sehen, erfordert die reibungslose Vorbereitung Ihrer mehrsprachigen Dokumente Engagement und Fachwissen, und genau dabei kann Ihnen CPSL behilflich sein. Lassen Sie sich nicht von Sprachbarrieren aufhalten, die Sie zudem einiges Geld kosten könnten. Kontaktieren Sie uns noch heute und erläutern Sie uns Ihr Anliegen. Wir unterbreiten Ihnen ein kostenloses Angebot für Ihr Projekt sowie eine Reihe anderer Ideen, wie wir Ihnen mit der Übersetzung in andere Sprachen, mit der Dokumentation oder der Einhaltung von Fristen behilflich sein können.