Barcelona, escaparate automovilístico con más de 2.000 asistentes

Un ambicioso evento internacional que requirió de 40 intérpretes en streaming a 8 idiomas

Resumen ejecutivo

Una empresa multinacional del sector de automoción con perfil premium contactó con CPSL para su reunión anual en Barcelona para que se les proveyera y coordinara todo el equipo de intérpretes necesarios para dicha reunión. Desde CPSL éramos conscientes de la necesidad de brindar un servicio excepcional para este cliente, una de las empresas más importantes en la industria de automóviles de lujo caracterizado por el diseño innovador y su excepcional calidad, con un volumen de facturación de 60 000 millones de euros al año. Su amplia gama de automóviles destaca por su calidad y por su diseño adaptado a los tiempos que, al mismo tiempo, conserva algunas características clásicas que nunca pasan de moda.  El cliente iba a celebrar un evento exclusivo para la presentación de sus últimas innovaciones en este ámbito. Cuando recurrieron a nosotros para la gestión de los servicios de traducción simultánea de dicho evento, para el que se precisaban cuarenta intérpretes para diez idiomas, nos pusimos manos a la obra para ofrecer una experiencia excepcional.

Retos

El cliente quería crear un tipo de evento innovador, algo nunca visto… Era un concepto totalmente nuevo para ellos y para nosotros, y era necesario que comprendiéramos la visión del cliente a la perfección así como sus requisitos en términos de planificación, organización y equipos técnicos, y, dada la magnitud del evento, esto suponía un gran reto. Los intérpretes también tenían que hacer frente a sus propios retos. Todo el evento tenía que organizarse en un plazo de tiempo reducido.

Si bien CPSL hizo gran hincapié en la importancia de poner en común el material de referencia lo antes posible, la víspera del gran día a las once de la noche todavía estaba llegando información. Los intérpretes también tendrían que trabajar durante largas horas, todos habían asistido a una sesión informativa de medio día de duración y el día del evento casi todos trabajaron de ocho de la mañana a doce de la noche. Como no podía ser de otra manera, también era esencial que se respetasen los límites presupuestarios, y un equipo de tantas personas requería un control exhaustivo con una excelente gestión. Se requería un esfuerzo ingente por parte de todos los participantes, así como una gran colaboración y una comunicación fluida.

¿Cómo ayudó CPSL?

Afortunadamente, mantuvimos una excelente relación con todos los organizadores del evento seleccionados por el cliente y cumplimos con éxito nuestro objetivo. Además, los intérpretes de nuestro equipo fueron extremadamente profesionales, con capacidad para adaptarse a los cambios de último minuto. Uno de los puntos fuertes de CPSL es su gestión de proveedores, Vendor Management, un aspecto de vital importancia para el éxito del evento. Contamos con una nutrida base de datos de intérpretes y esto nos permitió seleccionar a los que poseían las competencias lingüísticas adecuadas y experiencia en el sector de la automoción. La mayoría de ellos residían en Barcelona o Madrid (algunos de chino, japonés y coreano viajaron desde el extranjero), lo que nos ayudó a ajustar el presupuesto y ofrecer tarifas competitivas.

La experiencia de CPSL en eventos del sector automoción también fue esencial, pues nos permitió formular las preguntas adecuadas al cliente y comprender su visión con respecto al evento. Además, nos ayudó a comprender qué organización y equipos necesitábamos.

A la vista del número de intérpretes necesarios, enviamos a dos de nuestros expertos para que organizaran el equipo y estuvieran cerca del cliente para poder dar respuesta a sus necesidades en todo momento. Elaboramos una planificación detallada para cada intérprete y una global para el equipo de CPSL con el fin de saber exactamente dónde tenía que estar cada intérprete en cada momento. El resultado fue una organización perfecta y una interpretación impecable. Este encuentro de un día de duración congregó a más dos mil asistentes (tres turnos con un aforo de entre seiscientas y ochocientas personas por turno) además de las personas –representantes de la prensa y de distribuidores– que siguieron el acto por streaming desde Alemania y desde importantes ciudades europeas. Todos los turnos consistieron en una exhibición de productos de la marca (presentación dinámica de vehículos) y un brand space o espacio comercial (plataforma comercial).

Resultados, rentabilidad de la inversión y planes futuros

El esfuerzo valió la pena. Gracias al trabajo de CPSL en los servicios de interpretación, el cliente obtuvo el máximo reconocimiento de su marca. Para el cliente, este acontecimiento fue una plataforma corporativa nueva y exclusiva centrada especialmente en la presentación de coches con inteligencia artificial y en demostrar cómo esta va a cambiar el concepto de la conducción. La exclusividad fue un aspecto esencial del evento, en el que se logró que todos y cada uno de los invitados se sintieran muy especiales por haber sido incluidos.