Cómo ayudó CPSL a una institución pública a gestionar su calendario de sesiones en directo y a automatizar su publicación gracias a una solución tecnológica impulsada por la inteligencia artificial

Maximizar las ventajas de la tecnología de conversión de voz a texto para optimizar la publicación de actas y diarios de sesiones

Hoy en día es prácticamente imposible encontrar un sector que no dependa por completo del poder que ofrece la tecnología. La robótica y la automatización apenas están empezando a mostrarnos lo que son capaces de hacer y hasta dónde podemos llegar con ellas, a medida que el progreso avanza y nos facilita notablemente la vida. Ahora podemos conseguir cualquier cosa con tan solo unos clics y, del mismo modo, resolver problemas que hace tan solo unos años, o incluso meses, nos habrían parecido extremadamente complejos. La tecnología nos ayuda a utilizar nuestro tiempo de manera más inteligente: podemos dedicarlo a tareas con valor añadido mientras las máquinas trabajan para nosotros.

La tecnología de reconocimiento de voz, la inteligencia artificial (IA) conversacional y la transcripción automatizada, utilizadas de forma combinada, constituyen las herramientas más utilizadas que nos ha proporcionado la modernización, y pueden ayudar a las empresas a optimizar la conversión de audio en texto, ya se trate de reuniones, discursos o conversaciones oficiales.

Según Valuates Reports, el mercado mundial de la inteligencia artificial conversacional alcanzó un valor de 5780 millones de dólares en 2020, una cifra que se prevé que se eleve a 32 620 millones en 2030. Los principales factores que están impulsando el crecimiento de este mercado son el aumento de la demanda de soluciones de chatbot basadas en IA y los servicios de atención al cliente respaldados por la inteligencia artificial. Sin embargo, este tipo de tecnología también se puede utilizar para gestionar altos volúmenes de material de audio que deban convertirse rápidamente en textos publicables.

Una institución pública (una asamblea parlamentaria) debía gestionar un enorme volumen de actas y sesiones que era necesario grabar, transcribir y publicar en un plazo extremadamente ajustado. Esto fue posible gracias a la solución creada por CPSL y adaptada a las necesidades del cliente.

Resumen

Una institución pública tenía el cometido de transcribir todo el material de audio procedente de actas y sesiones para su posterior publicación en un diario de sesiones. Las transcripciones forman parte de su compromiso con la transparencia; por este motivo, la institución está obligada a facilitar la accesibilidad y a poner el contenido de las sesiones a disposición de cualquier persona que pueda estar interesada en él.

El principal problema que experimentaba el cliente era la falta de tiempo para ejecutar todo el proceso de transcripción ante un número tan elevado de intervenciones en directo, de un modo que pudiera garantizar la máxima precisión y calidad del formato final, respetando al mismo tiempo la guía de estilo específica del cliente.

El equipo de CPSL utilizó sus conocimientos técnicos en el ámbito de la transcripción automática, mediante la integración del increíble potencial que ofrece la inteligencia artificial para desarrollar una solución a medida, capaz de combinar las ventajas que brinda la automatización con la experiencia de sus gestores de proyectos profesionales; por su parte, los transcriptores poseditaban el resultado generado por la máquina para obtener un resultado perfecto. De ese modo se logró poner a punto el flujo de trabajo técnico del proceso en su conjunto.

Desafíos

El cliente disponía de un plazo extremadamente limitado y tenía una agenda de intervenciones públicas muy exigente. Las sesiones de audio en vivo se celebraban de forma ininterrumpida durante 8 horas o más, y el contenido debía publicarse en su sitio web en un plazo de 75 minutos, tras su finalización, para mantener la transparencia. Antes de publicar el contenido, también era necesario revisar y adaptar las transcripciones con arreglo a la guía de estilo del cliente, a fin de lograr el nivel de calidad deseado. Esto solamente fue posible gracias al uso de una plataforma automatizada que permitió distribuir el trabajo, automatizar las entregas y mejorar la eficiencia general del proceso, sin comprometer la calidad.

CPSL consiguió crear un sistema ad hoc para dividir los discursos en unidades de 15 minutos de duración. Posteriormente, estas unidades serían procesadas por un equipo de especialistas en transcripción. Dichos especialistas, que habían superado rigurosas pruebas de selección, contaban con una dilatada experiencia en diferentes tipos de texto y se encontraban preparados para trabajar con plazos estrictos.

Cómo ayudó CPSL

El cliente necesitaba una solución de conversión de voz a texto para publicar textos en su sitio web lo antes posible. CPSL lo logró. La solución, CPSL Transcript, es una plataforma y aplicación web que gestiona el flujo de trabajo de principio a fin:

1. La plataforma integra herramientas de transcripción automática que generan archivos de texto directamente a partir de cada una de las unidades de discurso de 15 minutos. Cada 15 minutos, el servidor descarga los archivos de audio del FTP del cliente y los carga en la plataforma, donde se transcriben automáticamente y se entregan a los especialistas en transcripción.
2. El gestor del proyecto asigna con antelación el trabajo de transcripción a los especialistas.
3. Los archivos de texto generados se adaptan automáticamente según la guía de estilo del cliente.
4. El sistema permite a los transcriptores descargar y cargar archivos de texto (transcripciones automáticas), así como descargar archivos de audio como referencia. Seguidamente, la transcripción (una vez corregida) se vuelve a cargar en el sistema de forma rápida y sencilla.
5. Cada transcripción de 15 minutos se divide automáticamente entre dos transcriptores que se encargan de realizar la revisión lingüística y de estilo, antes de volver a cargar el archivo en la plataforma.

El gestor del proyecto revisa los archivos definitivos (verifica la coherencia entre las diferentes transcripciones y los textos recibidos y realiza una evaluación final de calidad, marca el proyecto como finalizado y carga la transcripción validada en el FTP del cliente. Posteriormente, esta se publica en el sitio web de la institución). La plataforma ofrece otras ventajas, como la posibilidad de integrar glosarios del cliente, algo particularmente útil en el caso de que se emplee terminología específica o compleja, con el fin de mantener la coherencia con entregas anteriores; también permite manejar altos volúmenes de información en periodos breves y evitar errores humanos.

Nuestra infografía ilustra con un grado de detalle aún mayor no solo cómo funciona este proceso, sino también los formatos con los que se puede trabajar y cómo es posible garantizar la calidad y la rapidez en el proceso de conversión de voz a texto.

Pulse en aquí para descargar la Infografía

Resultados, rentabilidad de la inversión y planes futuros

Este cliente ha conseguido gestionar su proceso de transcripción y optimizar sus plazos de publicación gracias a la plataforma a medida proporcionada por CPSL. El proceso en su conjunto se ha programado de forma que las diferentes tareas se puedan ejecutar en paralelo. Con la gestión manual anterior no era posible cumplir los estrictos plazos del cliente ni alcanzar el nivel de calidad requerido, puesto que no podíamos dedicar a la transcripción tanto tiempo como habríamos deseado. Todas las partes interesadas pueden acceder de forma segura a la misma plataforma, dado que el contenido está protegido por procesos de seguridad informática de última generación y la transcripción y posterior edición se pueden efectuar con gran agilidad. Ahora el cliente puede publicar rápidamente y sin esfuerzo textos sin errores generados a partir de las sesiones en directo.

CPSL es su socio de confianza para proyectos de conversión de voz a texto mediante robots u ordenadores y revisados por personas. El proceso y nuestra plataforma se pueden adaptar a cualquier idioma, equipo especializado y flujo de trabajo. Póngase en contacto con nosotros para descubrir cómo la automatización puede cambiar su vida.