CPSL unterstützte eine Einrichtung der öffentlichen Verwaltung dabei, mithilfe einer KI-gestützten Anwendung den Sitzungskalender im Auge zu behalten und die Veröffentlichung der Protokolle zu automatisieren

Maximierung der Vorteile der Sprache-zu-Text-Technologie, um die Veröffentlichung von Protokollen und Sitzungsberichten zu vereinfachen

Es gibt heute fast keinen Bereich mehr, der sich nicht auf technische Lösungen beruft. Wir befinden uns gerade einmal am Anfang dessen, was Robotik und Automatisierung für uns tun können, während der Fortschritt unaufhaltsam weitergeht und unser Leben wesentlich vereinfacht. Heute erledigen wir fast alles mit nur wenigen Klicks und ebenso schnell lassen sich Probleme lösen, die vor wenigen Jahren oder sogar Monaten noch sehr komplex erschienen. Mithilfe der Technologie können wir unsere Zeit sinnvoller nutzen und sie für Aufgaben aufwenden, die einen Mehrwert bedeuten, während Maschinen für uns arbeiten.

Sprachtechnologie, künstliche Intelligenz bei Gesprächen und automatische Transkriptionen gehören zu den am häufigsten verwendeten Hilfsmitteln, die mit der Modernisierung Einzug gehalten haben. Mit ihnen haben Unternehmen die Möglichkeit, Audio-Inhalte unkompliziert in Text umzuwandeln – sei es bei Besprechungen, Vortragsveranstaltungen oder offiziellen Treffen.

Nach Angaben von Valuates Reports wurde der weltweite Markt für künstliche Intelligenz im Bereich Konversation 2020 auf einen Wert von 5,78 Milliarden Dollar geschätzt und soll bis 2030 eine Summe von 32,62 Milliarden Dollar erreichen. Als wesentliche Treiber für das Wachstum auf dem Markt KI-gestützter Unterhaltung gelten KI-basierte Chatbot-Systeme und Dienstleistungen im Kundensupport. Diese Technologie kann jedoch auch für die Bearbeitung großer Mengen an Audiomaterial verwendet werden, das rasch in Texte zur Veröffentlichung umgewandelt werden muss.

Im Bereich der öffentlichen Verwaltung musste eine parlamentarische Versammlung eine riesige Menge an Protokollen und Sitzungsberichten verarbeiten, die innerhalb einer extrem kurzen Frist aufgezeichnet, transkribiert und veröffentlicht werden mussten. Dank der von CPSL entwickelten und an die Anforderungen des Kunden angepassten Lösung war dies möglich.

Fallbeispiel

Eine weitere öffentliche Einrichtung hatte die Aufgabe, alle Audiodaten von Protokollen und Sitzungen zu transkribieren, um sie später in einem Sitzungsbericht zu veröffentlichen. Transkriptionen sind Teil ihrer Verpflichtung zur Transparenz. Sie sind daher angehalten, den Zugriff auf diese Dokumente zu ermöglichen und den Inhalt der Sitzungen allen Interessierten zur Verfügung zu stellen.

Das Hauptproblem für den Kunden war der Zeitmangel, um den Transkriptionsprozess für eine so große Anzahl an Live-Beiträgen mit der größtmöglichen Präzision und Qualität im Endformat umzusetzen, während gleichzeitig auch die speziellen stilistischen Vorgaben des Kunden zu berücksichtigen waren.

Das Team von CPSL nutzte das eigene Know-how im Bereich der automatischen Transkription, indem sie das unglaubliche Potenzial der künstlichen Intelligenz mit einbezogen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln, bei der die Vorteile der Automatisierung mit dem Erfahrungsschatz eines professionellen Projektmanagers kombiniert wurden. Transkriptoren übernahmen dann das Post-Editing der maschinellen Übersetzung, um sie abzurunden und damit den technischen Workflow des gesamten Prozesses zu optimieren.

Herausforderungen

Der Kunde war unter starkem Zeitdruck und hatte einen anspruchsvollen Plan für die öffentlichen Redebeiträge. Die Live-Audiositzungen fanden fortlaufend statt und dauerten mindestens 8 Stunden. Hinzu kam, dass die Inhalte innerhalb der darauf folgenden 75 Minuten auf der Website veröffentlicht werden mussten, um die Transparenz zu wahren. Vor der Veröffentlichung mussten die Transkriptionen noch auf die stilistischen Vorgaben des Kunden hin geprüft und angepasst werden, um die gewünschte Qualität zu erhalten. Dies war nur durch den Einsatz einer automatisierten Plattform möglich, um die Arbeit zu verteilen, die Lieferungen zu automatisieren und den gesamten Prozess effizienter zu gestalten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

CPSL konnte ein Ad-hoc-System einrichten, das jede Rede in 15 Minuten lange Einheiten unterteilte, die dann von einer Gruppe Transkriptionsspezialisten bearbeitet wurden. Diese Experten waren bereits sorgfältig ausgewählt worden, verfügten über umfassende Erfahrungen mit unterschiedlichen Textsorten und waren auf die knappen Fristen vorbereitet.

Professionelle Unterstützung durch CPSL

Der Kunde benötigte eine Sprache-zu-Text-Lösung, um die Texte so schnell wie möglich auf die Website zu laden und CPSL machte es möglich. Die verwendete Lösung CPSL Transcript ist eine Plattform und webbasierte Anwendung, die den gesamten Arbeitsablauf von Anfang bis Ende übernimmt:

1. Die automatischen Transkriptionstools der Plattform können aus jeder der 15 Minuten langen Redeeinheiten direkt Textdateien generieren. Alle 15 Minuten lädt der Server die Audiodateien vom FTP-Server des Kunden herunter und lädt sie auf die Plattform. Dort werden sie automatisch transkribiert und an die Transkriptionsspezialisten weitergeleitet.
2. Der Projektmanager übernimmt dabei im Voraus die Zuteilung der Transkriptionen an den jeweiligen Spezialisten.
3. Die generierten Textdateien werden automatisch an die Stilvorgaben des Kunden angepasst.
4. Mit dem System können Transkriptoren Textdateien herunter- und wieder hochladen (automatische Transkription) und die Audiodateien als Vorlage herunterladen. Der korrigierte Transkriptionstext kann dann später wieder schnell und einfach in das System hochgeladen werden.
5. Jede Transkriptionseinheit mit 15 Minuten Länge wird automatisch auf zwei Transkriptoren aufgeteilt, die dann eine orthographische und stilistische Korrektur vornehmen, bevor die Lieferung per Upload der Datei auf die Plattform erfolgt.

Der Projektmanager übernimmt die abschließende Kontrolle der Dateien (Kohärenz zwischen den verschiedenen eingegangenen Transkriptionen und Texten. Er macht eine abschließende Qualitätskontrolle, markiert das Projekt als abgeschlossen und lädt die final geprüfte Transkription auf den FTP-Server des Kunden hoch. Diese wird dann später auf der Website der Einrichtung veröffentlicht). Die Plattform bietet noch weitere Vorteile. Dazu gehört zum Beispiel die Integration von Kundenglossaren. Das ist besonders im Falle spezieller oder komplexer Terminologie nützlich, um die Kohärenz mit vorherigen Lieferungen zu wahren und gleichzeitig große Mengen an Text innerhalb kurzer Zeit zu verarbeiten und menschliche Fehler zu vermeiden.

Unsere Infografik veranschaulicht noch genauer, wie dieser Prozess funktioniert und zeigt zusätzlich an, welche Formate bearbeitet werden können. Hier wird auch deutlich, wie Qualität und Geschwindigkeit im Sprache-zu-Text-Umwandlungsprozess erreicht werden können.

In unserer Infografik erfahren Sie

Ergebnisse, Rendite und künftige Pläne

Dieser Kunde konnte dank der von CPSL bereitgestellten maßgeschneiderten Plattform seinen Transkriptionsvorgang verwalten und die Zeitspanne bis zur Veröffentlichung optimieren. Der gesamte Prozess wurde so programmiert, dass Einzelaufgaben auch parallel laufen können. Früher war es mit der manuellen Bearbeitung nicht möglich, die knappen Fristen des Kunden einzuhalten und gleichzeitig die geforderte Qualität zu liefern, da wir schlicht nicht so viel Zeit für die Transkription aufwenden konnten, wie notwendig gewesen wäre. Alle Beteiligten haben sicheren Zugriff auf dieselbe Plattform, da die Inhalte durch modernste IT-Sicherheitsprozesse geschützt sind. Damit können sowohl die Transkription als auch die anschließende Bearbeitung bequem vorgenommen werden. Der Kunde kann seine Texte aus Live-Sitzungen nun fehlerfrei, schnell und ohne großen Aufwand veröffentlichen.

CPSL ist Ihr zuverlässiger Partner für Sprache-zu-Text-Projekte, die von Robotern oder Computern durchgeführt und von Menschen perfektioniert werden. Der Prozess und unsere Plattform lassen sich an jede Sprache, jedes Fachteam und jeden Arbeitsablauf anpassen. Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie Automatisierung auch Ihren Alltag verändern kann.