Découvrez la façon dont CPSL a aidé un organisme public à suivre le déroulement de ses sessions en direct et à automatiser ses publications grâce à une solution technique basée sur l’intelligence artificielle

Maximiser les avantages de la technologie Speech-to-Text (transcription vocale) pour simplifier la publication des procès-verbaux et des comptes rendus de sessions

De nos jours, il est presque impossible de trouver un secteur qui ne fasse pas appel à la puissance de la technologie. En constante évolution, la robotique et l’automatisation commencent tout juste à dévoiler ce qu’elles peuvent accomplir et jusqu’où elles peuvent aller pour nous faciliter la vie. Il est désormais possible de trouver n’importe quoi en quelques clics et de résoudre des problèmes qui, il y a quelques années, voire quelques mois, auraient pu sembler extrêmement complexes. La technologie nous aide à utiliser notre temps de manière plus rationnelle. En effet, elle nous permet de mieux nous concentrer sur des tâches présentant une valeur ajoutée, pendant que les machines travaillent pour nous.

Capables d’aider les entreprises à simplifier la transposition de données audio en texte (enregistrements de réunions, de conférences ou d’entretiens officiels), la reconnaissance vocale, l’intelligence artificielle conversationnelle et la transcription automatique comptent parmi les outils de modernisation les plus couramment utilisés.

D’après Valuates Reports, le marché mondial de l’intelligence artificielle conversationnelle était évalué à 5,78 milliards de dollars en 2020 et devrait atteindre 32,62 milliards de dollars d’ici 2030. Les principaux facteurs de croissance du marché de l’IA conversationnelle incluent une augmentation de la demande de solutions de chatbot basées sur l’IA et de services d’assistance à la clientèle basés sur l’intelligence artificielle. Ce genre de technologie peut également être utilisé pour traiter des volumes importants de données audio devant être rapidement transposées en textes publiables.

Pour venir à bout de l’énorme volume de procès-verbaux et de comptes rendus enregistrés lors de ses sessions, un organisme public (assemblée parlementaire) devait les transcrire et les publier dans un délai extrêmement court. C’est grâce à la solution créée par CPSL et adaptée aux besoins du client que cet objectif a pu être atteint.

Résumé analytique

La tâche de cet organisme public était de transcrire tous les enregistrements audio des procès-verbaux et des sessions en vue de les publier dans un journal dédié. La transcription faisant partie de l’obligation de transparence de l’institution, elle doit faciliter l’accès aux contenus des sessions et les mettre à la disposition de toute personne qui le souhaite.

Le principal problème du client était qu’il disposait d’un temps limité pour assurer l’ensemble du processus de transcription d’un si grand nombre d’interventions en direct, tout en garantissant la précision et la qualité du format final et en respectant le guide de style défini par le client.

Les membres de l’équipe de CPSL ont fait appel à leur propre expérience dans le domaine de la transcription automatique en intégrant l’incroyable potentiel de l’intelligence artificielle afin de développer une solution sur mesure, capable de conjuguer les avantages de l’automatisation et l’expérience de professionnels chargés de projets. Le résultat produit par le moteur de transcription a été post-édité par les transcripteurs afin de le peaufiner, ce qui a permis d’affiner le flux de travail technique de l’ensemble du processus.

Les défis

Le client disposait de très peu de temps et avait un programme de conférences très chargé. Les sessions enregistrées en direct pouvaient durer 8 heures ou plus et, par souci de transparence, les contenus audio devaient être publiés sur internet dans les 75 minutes suivantes. Avant leur publication, il a également fallu réviser et adapter les transcriptions en fonction du guide de style du client afin de respecter le niveau de qualité souhaité. Cette mission n’a été possible que grâce à l’utilisation d’une plateforme automatisée permettant de répartir le travail, d’automatiser les livraisons et de rationaliser l’ensemble du processus sans compromettre la qualité.

CPSL a réussi à créer un système ad hoc afin de diviser les discours en blocs de 15 minutes puis de les confier à un groupe de transcripteurs spécialisés. Rigoureusement sélectionnés, ces spécialistes avaient une solide expérience des différents types de textes et étaient prêts à travailler dans des délais serrés.

La plus-value de CPSL

Le client avait besoin d’une solution de transcription vocale pour pouvoir publier rapidement des textes sur son site web, ce qui a été possible grâce à CPSL. La solution CPSL Transcript est une plateforme hébergeant une application en ligne qui prend en charge l’ensemble du flux de travail, du début à la fin :

1. La plateforme intègre des outils de transcription automatique qui produisent des fichiers texte à partir de chaque bloc audio de 15 minutes. Toutes les 15 minutes, le serveur télécharge les fichiers audio depuis le FTP du client et les transfère sur la plateforme, où ils sont automatiquement transcrits et transmis aux spécialistes de la transcription.
2. Le travail de transcription est assigné à l’avance aux spécialistes par le chef de projet.
3. Les fichiers texte générés sont automatiquement adaptés en fonction du guide de style défini par le client.
4. Le système permet aux transcripteurs de télécharger et d’envoyer des fichiers texte (transcription automatique) et de télécharger des fichiers audio à titre de référence. La transcription corrigée est ensuite renvoyée au système de façon simple et rapide.
5. Chaque transcription de 15 minutes est automatiquement répartie entre deux transcripteurs qui vérifient le langage et le style avant de remettre le fichier sur la plateforme.

Le chef de projet vérifie les fichiers finaux (cohérence entre les différentes transcriptions et les textes reçus) puis procède à une évaluation finale de la qualité, indique que le projet est terminé et transfère la transcription approuvée sur le FTP du client qui la publie ensuite sur le site web de l’institution). La plateforme offre d’autres avantages, comme la possibilité d’intégrer les glossaires du client, ce qui est particulièrement utile lorsque la terminologie est très spécifique ou complexe. Ceci permet de garantir la cohérence par rapport aux précédentes livraisons, tout en permettant de gérer des volumes importants dans des délais serrés et d’éviter les erreurs humaines.

Notre infographie illustre le fonctionnement de ce processus de manière encore plus détaillée mais aussi les formats sur lesquels il est possible de travailler et comment il est possible d’aller vite et d’obtenir une bonne qualité lors du processus de transcription de la parole en texte.

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Résultats, retour sur investissement et projets à venir

C’est grâce à la plateforme sur mesure fournie par CPSL que le client a été en mesure de gérer son processus de transcription et d’optimiser ses délais de publication. L’ensemble du processus a été programmé de manière à ce que les différentes tâches puissent être exécutées en parallèle. L’ancien système de gestion manuelle ne permettait pas de respecter les délais et le niveau de qualité requis par le client, car le processus de transcription était soumis à des contraintes de temps trop serrées. Les contenus étant protégés par des systèmes de sécurité informatique de pointe, tous les intervenants peuvent accéder en toute sécurité à la même plateforme pour réaliser la transcription et la révision en toute agilité. Les textes issus des sessions en direct peuvent désormais être publiés par le client, sans erreur, rapidement et sans effort.

N’hésitez pas à faire appel à CPSL pour vos projets de transcription vocale qui seront confiés à des machines ou à des ordinateurs puis peaufinés par des personnes. Notre processus et notre plateforme se prêtent à toutes les langues, à toutes les compétences et à tous les flux de travail. N’hésitez pas à nous contacter pour savoir comment l’automatisation peut changer votre vie.