Organiza tu evento, feria o exposición, ¡sin moverte de casa!

La COVID-19 nos ha enseñado que lo que hacíamos de modo presencial ahora puede trasladarse al entorno virtual. Si todavía eres de aquellos que piensan que no pueden organizar una reunión de negocios o una feria virtuales, seguramente es porque nunca has visto cómo la tecnología virtual es una herramienta efectiva que reemplazará a las ferias comerciales físicas. Esta tecnología ofrece una excelente alternativa que puede aumentar el valor de su marca y garantizar que su empresa siempre esté abierta a hacer negocios.

Pocas cosas han demostrado tener el potencial de cambiar el mundo como lo ha hecho la COVID-19. Mientras que la mayoría de países todavía luchan contra el virus y, a pesar de que ya han llegado las primeras vacunas, algunos sectores han sufrido especialmente el impacto de las restricciones impuestas de distanciamiento social y de movilidad. Uno de ellos es el de las reuniones, incentivos, conferencias y exhibiciones, conocido como MICE (por sus siglas en inglés), ya que muchos eventos se han cancelado, pospuesto o reorganizado, en algunos casos como eventos plenamente virtuales, y en otros reestructurados como una mezcla de experiencias virtuales y presenciales para minimizar el contacto físico. Incluso se puede encontrar un artículo específico en Wikipedia con una lista de los eventos cancelados o reorganizados a causa de la pandemia.

Dado que trabajamos mano a mano con organizadores de conferencias y somos proveedores de servicios de interpretación, hemos sido testigos directos de cómo nuestros clientes se han visto obligados a reestructurar sus reuniones (grandes y pequeñas) y no han podido asistir a exhibiciones comerciales como el evento de ciencias de la vida Medica, que se convirtió en una versión en línea llamada virtual.MEDICA. En muchos casos, las reuniones de nuestros clientes han podido celebrarse gracias a nuestros Servicios de Interpretación Remota (RIT, por sus siglas en inglés), que ha demostrado ser una solución óptima para reuniones y conferencias de cualquier tamaño. Algunos países que en el pasado se vieron muy afectados por el coronavirus, como China y Emiratos Árabes Unidos, están reabriendo gradualmente el sector a asistentes internacionales de países autorizados, y otros ya han abierto sus instalaciones de congresos o anunciado su apertura, a pesar de que las noticias de una supuesta tercera ola de la pandemia están recorriendo en la actualidad Europa y el resto del mundo.

En esta situación, dado que no podemos hablar de un mundo libre de COVID, ¿cuáles son las expectativas de ferias comerciales futuras y cómo puede mantenerse el distanciamiento social sin comprometer su formato?

La solución a este problema o, más en concreto, la evolución de las ferias y exhibiciones podría llegar de la mano de los estands virtuales (virtual booths y las exhibiciones virtuales), una de las herramientas más solicitadas en este último año, y probablemente en los años venideros. Estos estands virtuales son aplicaciones virtuales que permiten a tu empresa u organización asistir a cualquier evento gracias a un espacio virtual diseñado con animación 3D y totalmente personalizable, en el que se incluyen todos tus catálogos localizados e interactivos. Mientras que en otras épocas los usuarios podrían haberse mostrado reacios a adaptarse a estos nuevos formatos, ahora los estands virtuales pueden eliminar los inconvenientes y las limitaciones que ha acarreado la COVID-19. Como cualquier otro aspecto de características similares, la organización de este espacio/estand es mucho más sencilla que la de una física. A pesar de ser virtual, es muy interactiva y se ha imaginado como un espacio en el que es posible dar la bienvenida a los asistentes, reunirse con ellos y captar potenciales clientes. Con la ayuda de tu marca, logotipo, vídeos en línea y productos complementarios de marketing digital multilingüe, puede conectar de manera eficaz con su público en un entorno atractivo, así como forjar relaciones comerciales a través de los dispositivos puestos a disposición en las virtual booths.

Reuniones y contenido: ¡Incluye estands virtuales en tu planificación anual de eventos y empaquétalo con catálogos interactivos multilingües!

A diferencia de las exhibiciones, los estands virtuales pueden montarse de forma separada a la organización de un evento y estar operativas de forma ininterrumpida. No están condicionadas por límites geográficos ni espaciales, ya que cualquiera puede acceder desde cualquier lugar (lo cual elimina asimismo los costes y tiempos de viajes), y puede brindarte la oportunidad de conectar con más clientes. Entre las distintas funcionalidades disponibles en el espacio virtual, puedes elegir mostrar vídeos o imágenes en pantallas virtuales, desplegar pósteres u otros materiales de marketing, integrar contenido externo de su empresa, dirigir o crear visitas guiadas virtuales e integrar la virtual booth en su sitio web para promocionarla. Existen incluso opciones de chat o de reserva de reuniones. Aquí encontrarás un par de ejemplos que hemos creado junto con nuestro socio tecnológico.

Es extraordinario, ¿no crees? Los estands virtuales no solo son una excelente solución para las exhibiciones, sino que además podrían extenderse a otros eventos virtuales, e incluso museos, fábricas o laboratorios podrían seguir este modelo. Aparte de las ventajas que ofrecen estos estands remotos, incluida una mayor accesibilidad para su público, esta nueva forma de organizar eventos podría ayudar a las empresas incluso de otras maneras: como una moderna solución de alta tecnología, tiene el poder de mejorar su reputación y puede garantizar la continuidad del negocio incluso en caso de interrupciones. Como cualquier medio visual, también tiene el poder de garantizar una comunicación más inmediata y una experiencia inmersiva.