Cómo salvar la brecha lingüística para promover las energías renovables

Gracias a una solución de interpretación ad hoc se logra una comunicación eficaz y exitosa para la cooperación internacional

El uso de las energías renovables está en auge en todo el mundo porque representan una alternativa limpia y sostenible a las fuentes de energía no renovables, que no se pueden reabastecer, son perjudiciales para el medioambiente, o empiezan a ser excesivamente caras. La función de nuestro cliente, una organización internacional con sede en Oriente Medio consiste en promover el uso de esta energía limpia y ayudar a aplicar mejores prácticas en todo el mundo. Pero, para ello, su mensaje tiene que trascender las barreras lingüísticas. Y ahí es donde entra nuestra solución de interpretación ad hoc: para conseguir exactamente eso y que nuestro cliente difunda su conocimiento con éxito.

Resumen ejecutivo

Además de promover el uso de la energía limpia, nuestro cliente está estableciendo un auténtico marco de referencia sobre mejores prácticas para aquellos países que deseen formular políticas y procedimientos referentes a las energías renovables e impulsar su aplicación. Actúa como un centro de inteligencia que comparte asesoramiento profesional, recursos, tecnología y conocimientos financieros sobre cualquier cuestión asociada a las distintas fases de la adopción de las energías renovables. Los países y las organizaciones internacionales que deseen promover un futuro más limpio para el mundo tienen a su disposición datos e información sobre bioenergía, energía geotérmica, hidroeléctrica, solar y eólica, así como sobre tecnología basada en la energía de las olas.

La misión de nuestro cliente reviste una especial importancia habida cuenta de la presión, cada vez mayor, por reducir la dependencia de la energía no sostenible, luchar contra el cambio climático y trabajar en pos de una economía con bajas emisiones de carbono. Conscientes de la urgencia de estas demandas, nosotros estamos trabajando con nuestro cliente desde 2012 para ayudarle a superar los desafíos internacionales vinculados a su llamamiento en favor de las energías renovables.

Retos

Nuestro cliente organiza con regularidad eventos internacionales a los que asisten altos funcionarios de varias naciones (primeros ministros, embajadores, jefes de estado). En estas reuniones es necesario un grupo de treinta intérpretes, para un total de seis combinaciones lingüísticas, y trabajar en varias sesiones que se celebran paralelamente a lo largo de cuatro días —una situación bastante exigente para el equipo de un proveedor de servicios lingüísticos (PSL)—. A las reuniones principales suelen asistir unos mil delegados, mientras que en las más reducidas suelen darse cita unos trescientos cincuenta.

Pero el desafío no termina aquí. Para celebrar este tipo de eventos y que, además, resulten fructíferos, es esencial que el servicio de interpretación se organice de forma eficaz. Encontrar a los mejores talentos del sector de la interpretación, con conocimientos prácticos de terminología sobre las energías renovables, y que comprendan a fondo la complejidad de la situación, no es tarea fácil. Por otra parte, la percepción de cualquier fallo de interpretación podría desencadenar situaciones diplomáticamente sensibles. Además de garantizar que los intérpretes estén debidamente preparados, la organización también deberá considerar la distribución de los expertos por equipos, parejas o grupos que puedan rotar en aras de una gestión más eficaz del tiempo, obteniendo el mejor resultado posible. La tecnología también reviste una vital importancia en un evento de interpretación, de modo que deben realizarse todas las comprobaciones técnicas necesarias para evitar problemas con los sistemas, y para asegurarse de que los intérpretes dominen las herramientas que utilicen.

En segundo lugar, es necesario que los intérpretes se preparen para el evento con antelación, y esta preparación exige unos recursos adecuados —como glosarios y documentos pertinentes— y unas instrucciones apropiadas para garantizar sus mejores resultados. Una vez más, esto entra en el marco de las tareas organizativas que debe desempeñar el PSL.

Otro aspecto a tener en cuenta es que el PSL tiene que hallar un equilibrio perfecto en términos de compromiso entre el cliente y el equipo de interpretación puesto que, pese a una exhaustiva planificación por parte del cliente, es muy típico que estos eventos se alarguen a última hora, con el fin de que pueda llegarse a una solución. Por último, el PSL tiene que organizar la logística del evento y proporcionar unos servicios de transporte y alojamiento apropiados para los intérpretes, a un precio competitivo para el cliente.

¿Cómo ayudó CPSL?

Para responder con éxito a este desafío, satisfacer las necesidades del cliente y salvar las brechas lingüísticas que presentan estos eventos internacionales, CPSL estableció un proceso de tres fases:

• Fase 1: contratación. CPSL identificó a los mejores talentos del sector de la interpretación capaces de satisfacer las expectativas y los requisitos del cliente. Gracias a nuestro equipo de Gestión de Proveedores, que tiene acceso a los expertos lingüísticos con mayor experiencia del mundo, pudimos crear dos equipos de interpretación de treinta y quince profesionales para trabajar en los eventos más grandes y en las reuniones de tipo consejo respectivamente.
• Fase 2: formación y validación. Con el fin de garantizar la mejor experiencia para el cliente, los asistentes al evento y el equipo de interpretación, CPSL tenía que asegurarse de que los intérpretes tuvieran conocimientos suficientes sobre el tipo de evento y el sector. Para ello, sometimos a nuestros intérpretes a un exhaustivo proceso de aprobación preparado en estrecha colaboración con el cliente.
• Fase 3: negociación. Entre el equipo de interpretación y el cliente medió un equipo especializado que supo hacerse cargo de cualquier problema potencial de comunicación y de cualquier imprevisto. Por ejemplo, si el equipo de interpretación identifica a última hora alguna deficiencia en términos de conocimiento, le corresponde al provedor (CPSL) solucionar dichas deficiencias y obtener los comentarios pertinentes del cliente. Se celebraron reuniones previas a los eventos para informar a los intérpretes de todos los aspectos de los eventos. Asimismo, se les facilitó un programa, así como recursos y documentos relativos al sector, y terminología. También se abordaron todas las dudas que tenían. Durante el evento se celebraron otras reuniones para resolver problemas in situ, como preparativos de última hora, cambios en el programa y otros asuntos.

El evento fue todo un éxito. Por último, se organizó una reunión posterior al evento para analizar las distintas situaciones surgidas durante este, con el fin de fundamentar la mejora continua. Siempre es esencial recabar comentarios tanto de los intérpretes como del cliente después de estos eventos con el fin de revisar la calidad del servicio de interpretación, la terminología utilizada y la flexibilidad. Las conclusiones extraídas de las reuniones posteriores al evento son esenciales para mejorar el proceso sobre el que se sustenta la prestación de soluciones de interpretación y para incorporar las mejores prácticas que han contribuido al perfecto funcionamiento de la operación.

Resultados, rentabilidad de la inversión y planes futuros

Gracias a la estrategia de CPSL, que se planificó y se ejecutó eficazmente, el cliente ha transformado desafíos en oportunidades y se ha consolidado como uno de los máximos defensores de las energías renovables. CPSL, por su parte, ha satisfecho al cliente y se ha ganado su fidelidad, como demuestra el hecho de que colaboramos con ellos desde 2012 y siguen renovando nuestros servicios desde entonces. CPSL ha sabido implantar un proceso personalizado, seleccionando para ello a los intérpretes más adecuados de su cartera global de profesionales y verificando su experiencia y su idoneidad para el evento. Este proceso se puede adaptar a otros sectores y necesidades. El éxito de estas reuniones internacionales ha sentado las bases para futuros logros en el ámbito de las energías renovables y para intensificar el diálogo entre los distintos países. El excelente servicio brindado por el equipo de interpretación ha ayudado a concienciar sobre la materia y ha impulsado el interés y la participación a escala mundial.