Überwindung der Sprachbarriere zur Förderung erneuerbarer Energien

Maßgeschneiderte Dolmetschlösung führt zu einer erfolgreichen und produktiven internationalen Zusammenarbeit

Die Nutzung erneuerbarer Energien als saubere und nachhaltige Alternative zu nicht erneuerbaren Energiequellen, die nicht nachwachsen, der Umwelt schaden oder zu teuer werden, nimmt weltweit zu. Unser Kunde, einer im Nahen Osten angesiedelten zwischenstaatlichen Organisation, fördert die Nutzung dieser sauberen Energie und trägt weltweit zur Umsetzung bewährter Praktiken bei. Dazu muss seine Botschaft allerdings sprachliche Barrieren überwinden. Und genau hier setzt unsere Ad-hoc-Dolmetschlösung an – damit unser Kunde sein Wissen erfolgreich über Sprachbarrieren hinweg weitergeben kann.

Kurzer Überblick

Unser Kunde fördert nicht nur die Nutzung sauberer Energie, sondern setzt auch einen echten Maßstab für bewährte Praktiken für Länder, die Strategien und Verfahren für erneuerbare Energien entwickeln und deren Umsetzung vorantreiben wollen. Er fungiert als Informationszentrum, das kompetente Beratung, Ressourcen, Technologien und Finanzwissen zu allen Fragen im Zusammenhang mit den verschiedenen Phasen beim Umstieg auf erneuerbare Energien vermittelt. Daten und Informationen zu Bioenergie, Erdwärme, Wasserkraft, Solar- und Windenergie sowie Wellenenergie stehen Ländern und internationalen Organisationen zur Verfügung, die bereit sind, eine sauberere Zukunft für die Welt zu fördern.

Die Mission unseres Kunden ist angesichts des zunehmenden Drucks, die Abhängigkeit von nicht erneuerbarer Energie zu verringern, den Klimawandel zu bekämpfen und auf eine kohlenstoffarme Wirtschaft hinzuarbeiten, besonders wichtig. Wir sind uns der Dringlichkeit dieser Anforderungen bewusst und unterstützen unseren Kunden seit 2012 bei der Bewältigung der internationalen Herausforderungen, die sich aus dem Ruf nach erneuerbaren Energien ergeben.

Herausforderungen

Unser Kunde organisiert regelmäßig internationale Konferenzen mit hochrangigen Staatsvertretern aus verschiedenen Ländern (Regierungschefs, Botschafter, Staatschefs). Für solche Konferenzen ist ein Team von dreißig Dolmetschern für insgesamt sechs Sprachkombinationen notwendig, die über vier Tage in verschiedenen, parallel stattfindenden Sitzungen zum Einsatz kommen – eine recht anspruchsvolle Aufgabe für einen Sprachdienstleister. Die Hauptversammlungen werden in der Regel von rund 1.000 Teilnehmern besucht, während an den kleineren Konferenzen etwa 350 Personen teilnehmen.

Aber das ist noch längst nicht die einzige Herausforderung. Damit die Konferenzen ergebnisreich verlaufen können, muss die Arbeit der Dolmetscher effizient organisiert werden. Dabei ist es alles andere als einfach, die besten Dolmetscher zu finden, die nicht nur die Terminologie der erneuerbaren Energien aus dem Effeff beherrschen, sondern auch mit der Komplexität der Materie vertraut sind. Werden bei der Verdolmetschung Fehler erkannt, kann dies diplomatisch heikle Folgen haben. Über die angemessene Vorbereitung der Dolmetscher hinaus wurde dem Kunden daher vorgeschlagen, die Sprachexperten in Teams, Paaren oder Gruppen zu organisieren. Diese Teams könnten dann rotieren, was ein effektiveres Zeitmanagement bei bestmöglicher Leistung ermöglicht – dies ist besonders wichtig, wenn das Programm und die Zeitpläne anspruchsvoll sind.  Ebenso wichtig ist es, dass der Sprachdienstleister eine gute Balance zwischen Kunde und Dolmetscherteam findet, denn trotz sorgfältiger Planung durch den Kunden kann es gut sein, dass diese Veranstaltungen in letzter Minute überzogen werden, um eine Beschlussfassung zu ermöglichen.

Zudem müssen sich die Dolmetscher im Vorfeld auf die Veranstaltung vorbereiten. Hierzu benötigen sie die entsprechenden Ressourcen – wie einschlägige Dokumente und Glossare – sowie entsprechende Anweisungen, um ihre bestmögliche Leistung zu gewährleisten. Auch dies fällt unter die organisatorischen Aufgaben des Sprachdienstleisters.

Drittens ist auch die Konferenztechnik bei einer verdolmetschten Veranstaltung von größter Bedeutung, weshalb alle notwendigen technischen Kontrollen durchgeführt werden sollten, um Störungen im System zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Dolmetscher mit der Anlage umgehen können. Schließlich muss der Sprachdienstleister die Logistik für die Veranstaltung organisieren und für angemessene Unterbringung und Transport der Dolmetscher sorgen, und zwar zu einem für den Kunden wettbewerbsfähigen Preis.

Wie konnte CPSL helfen?

Um angemessen auf diese Herausforderung zu reagieren, die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen und die Sprachbarrieren auf diesen internationalen Veranstaltungen zu überwinden, hat CPSL einen dreistufigen Prozess etabliert:

• Phase 1 – Mitarbeiterauswahl CPSL hat die besten Dolmetscher für die Erwartungen und Anforderungen des Kunden ermittelt. Dank unseres Mitarbeiter-Managementteams, das Kontakt zu den erfahrensten Sprachexperten der Welt pflegt, konnten wir zwei Dolmetscherteams mit 30 bzw. 15 Spezialisten zusammenstellen, die bei den größeren Konferenzen bzw. in den Gruppenbesprechungen eingesetzt werden.
• Phase 2 – Schulung und Validierung Um einen reibungslosen Ablauf für den Kunden, die Teilnehmer der Veranstaltung und das Dolmetscherteam zu gewährleisten, musste CPSL sicherstellen, dass die Dolmetscher sowohl mit der Art der Veranstaltung als auch mit dem Themengebiet ausreichend vertraut sind. Zu diesem Zweck haben unsere Dolmetscher ein umfassendes Zulassungsverfahren durchlaufen, das in enger Abstimmung mit dem Kunden ausgearbeitet wurde.
• Phase 3 – Verhandlung Ein Expertenteam hat zwischen den Dolmetschern und dem Kunden vermittelt und sich effizient um mögliche Kommunikationsprobleme und unvorhergesehene Umstände gekümmert. Stellte das Dolmetscherteam zum Beispiel in letzter Minute Wissenslücken fest, so übernahm CPSL die Verantwortung für den notwendigen Wissenstransfer und bat den Kunden um entsprechendes Feedback. Vor der Veranstaltung wurden Vorbesprechungen anberaumt, um die Dolmetscher mit allen Aspekten der Konferenz vertraut zu machen. Zudem wurden sie mit einem Ablaufplan sowie fachbezogenen Ressourcen, Unterlagen und Terminologie ausgestattet. Dabei wurden auch mögliche Fragen angesprochen. Während der Konferenz fanden weitere Briefings statt, um Vor-Ort-Fragen wie kurzfristige Absprachen, Terminänderungen und andere Angelegenheiten zu klären.

Die Konferenz wurde ein großer Erfolg. Im Anschluss an die Veranstaltung wurde eine Nachbesprechung anberaumt, um verschiedene, während der Veranstaltung aufgetretene Situationen im Sinne der stetigen Optimierung und Leistungsverbesserung zu analysieren. Es ist immer wichtig, nach solchen Veranstaltungen Feedback von Dolmetschern und Kunden einzuholen, damit die Qualität der Verdolmetschung, die verwendete Terminologie und die Flexibilität überprüft werden können. Die Erkenntnisse aus den Nachbesprechungen sind wichtig, um den gesamten Prozess für die Bereitstellung von Dolmetschlösungen zu verbessern und bewährte Praktiken einzusetzen, die einen reibungslosen Ablauf ermöglichen.

Ergebnisse, Gewinn und Zukunftspläne

Dank der Strategie von CPSL, die effizient geplant und ausgeführt wurde, konnte der Kunde Herausforderungen in Chancen verwandeln und sich als richtungsweisender Befürworter der erneuerbaren Energien etablieren. Gleichzeitig hat CPSL den Kunden zufriedengestellt und seine Loyalität GEWONNEN – was sich daran zeigt, dass wir mittlerweile seit 2012 zusammenarbeiten und der Kunde unseren Service regelmäßig anfordert. Durch die Auswahl der am bestgeeigneten Dolmetscher aus dem weltweiten Expertenpool und die Prüfung ihrer Erfahrung und Eignung für die Veranstaltung war CPSL in der Lage, ein maßgeschneidertes Verfahren umzusetzen. Dieses Verfahren lässt sich ohne weiteres an andere Branchen und Anforderungen anpassen. Der Erfolg dieser internationalen Konferenzen hat den Weg für weitere Fortschritte im Bereich der erneuerbaren Energien und für einen verstärkten Dialog zwischen den verschiedenen Ländern geebnet. Der ausgezeichnete Service des Dolmetscherteams hat dazu beigetragen, das Bewusstsein für das Thema zu schärfen und das Interesse und die Beteiligung auf globaler Ebene anzuregen.