¿Alguna vez se ha preguntado cómo se las arregla el sector del transporte global para operar y comunicarse eficazmente en diferentes idiomas, culturas y marcos reglamentarios dentro de la UE y dentro y fuera de EE. UU.?

¿Cómo garantizan las empresas de transporte global que sus productos y servicios lleguen a los clientes sin barreras lingüísticas, malentendidos y retrasos en la logística? La respuesta es: gracias a los servicios globales de traducción.

Importar y exportar mercancías requiere su correspondiente papeleo, que puede variar en función del tipo, el valor y el origen de los productos, así como procedimientos y requisitos específicos del país de destino. Sin embargo, la comunicación y el papeleo no tienen que ser un impedimento si sigue unos cuantos pasos para organizar la documentación y si recurre a un servicio de traducción profesional especializado, capaz de aligerarle la carga.

Los servicios de consultoría lingüística resultan fundamentales para las compañías de transporte y almacenamiento que operan a nivel internacional (como las empresas de transporte de vehículos, por ejemplo) debido a que los ofrecen empresas especializadas en la gestión de las operaciones transfronterizas y en mercados extranjeros. Este campo de la traducción económica, no obstante, no es tan sencillo como pueda parecer a primera vista: requiere una planificación minuciosa, controles de calidad y el cumplimiento de una serie de normas y reglamentos nacionales. En esta entrada de nuestro blog veremos qué requisitos debe cumplir una traducción en el sector de la logística internacional y cómo usted puede cumplir con ellos contratando servicios lingüísticos profesionales.

Existen diversos motivos por los que contar con un proveedor especializado de servicios lingüísticos para traducir documentos de importación y exportación (entre otras cosas), en particular en el sector de la logística. En este sector, la velocidad, la fidelidad y la coherencia de la terminología técnica, así como los procesos en todos los idiomas y culturas, son factores cruciales para evitar los problemas legales que podría provocar un documento mal traducido, por no mencionar los problemas ocasionados por malentendidos en reuniones presenciales por no contar con un intérprete.

Nosotros, como proveedores profesionales de servicios lingüísticos, garantizamos que nuestros expertos son nativos y que utilizan las últimas tecnologías del ámbito de la traducción, así como guías de estilo y sistemas de gestión terminológica que les permiten perfeccionar la calidad de las traducciones que proporcionamos a las compañías de transporte y logística; el éxito y la rentabilidad de estas empresas depende de un flujo rápido y eficaz de información comprensible. Por ello, no entregamos ninguna traducción sin que antes pasen por un proceso certificado de garantía de la calidad que evita que contengan errores.

La logística depende de internet

Hemos llegado a un punto en el que, cuando hacemos un pedido online, no sabemos si nos lo enviarán desde cualquier tienda cerca de casa o mediante un sistema logístico multimodal desde algún rincón de Europa, Estados Unidos o incluso China. Esto es posible gracias al sofisticado trabajo de traducción y localización de alta calidad de páginas web que ofrecen empresas como la nuestra. Los estudios demuestran que los clientes tienen más probabilidades de comprar en una web si el texto está bien redactado que si resulta obvio que es una traducción.

Software para logística

Diseñado en Estados Unidos, construido en la Unión Europea y fabricado en Asia. Desde la idea inicial hasta el producto final enviado en un contenedor de transporte, la traducción es mucho más que un mero eslabón en la cadena de los grandes operadores de logística; es lo que cohesiona el proyecto. Por eso las grandes compañías invierten en software plurilingüe, para que la información no deje de fluir.

Transporte y almacenamiento de vehículos a motor y aviones

Las empresas más importantes del sector de la logística que trabajan para empresas de transporte de vehículos confían en proveedores de servicios lingüísticos que trabajan para industrias tan globalizadas como la automotriz y la aeronáutica. Estos sectores ya confían en nuestros servicios para traducir y actualizar manuales de instrucciones, especificaciones técnicas, software y material de marketing, pero, además de la documentación tan técnica y específica del sector que utilizan estas industrias, hay otros documentos de logística que son comunes a casi todas las empresas de transporte de mercancías. Es un campo en el que CPSL puede mejorar exponencialmente la velocidad y el éxito de los procesos poniendo a disposición de nuestros clientes nuestro dominio de avanzadas tecnologías de traducción asistida que aprovechan memorias de traducción y glosarios. Incluso ofrecemos servicios automatizados de localización para traducir sitios web, de modo que ninguna de las partes involucradas se quede fuera del flujo de trabajo.

Los documentos estandarizados de importación y exportación facilitan la trazabilidad y ayudan a determinar las responsabilidades sobre las mercancías en tránsito a todo aquel que las maneja y almacena, y es fundamental que todas las partes implicadas entiendan estos documentos. Tanto los clientes internos como los externos necesitan un sitio web plurilingüe donde encontrar información actualizada al minuto en su idioma, en particular para las mercancías especiales, como puede ser los productos farmacéuticos, por ejemplo, que requieren control de la temperatura durante el transporte. Además, los importadores y exportadores también necesitan documentos específicos para certificar el cumplimiento de diferentes normativas y reglamentos nacionales (para la autorización en las aduanas) y para poder calcular los aranceles, normalmente, en varios idiomas. Estos documentos deben acompañar a todos los envíos en los idiomas correspondientes para garantizar la satisfacción de todas las autoridades pertinentes. Asimismo, los documentos de envío también contienen numerosos términos comunes y terminología establecida que deben traducirse reiteradamente, que debe ser 100 % correcta para garantizar que la mercancía sea procesada sin atrasos.

Estos documentos son:

• La carta de porte aéreo, un acuerdo informal entre el expedidor, el transportista y el destinatario.
• El conocimiento de embarque marítimo, que es la prueba de un contrato de transporte y la recepción de las mercancías por parte del transportista.
• La relación de mercancías, que contiene una descripción más detallada de las mercancías.
• Las facturas y las proformas, que contienen la información financiera importante para el envío.
• La declaración sumaria, que contiene información de carga anticipada con fines de seguridad y protección.

Reducir la burocracia para el transporte y el almacenamiento

No presentar los documentos legales adecuados en el idioma del país de destino origina gastos elevados y pérdida de tiempo. Por ejemplo, según la Guía para importadores comerciales de Estados Unidos:

«La factura y toda la documentación adjunta deberá estar en inglés o deberá ir acompañada de una traducción fiel al inglés. En cada factura se indicará con detalle suficiente qué mercancía contiene cada paquete de manera individual. Si la factura o la entrada no indica los datos sobre el peso, el calibre o las medidas de las mercancías necesarios para determinar los aranceles correspondientes, el importador registrado deberá pagar los gastos en los que se incurra para obtener esta información antes de la autorización de la mercancías bajo la custodia del CBP. En todas las facturas se desglosará, para cada clase o tipo de mercancía, cada descuento del precio de catálogo o precio base que se haya podido o se pueda utilizar para determinar el precio de venta o valor».

Pero eso no es todo: los documentos con sellos y firmas oficiales o legalizados suelen ser una condición para permitir la entrada de mercancías en un país.

Obstáculos legales

Un documento que se exige con frecuencia en el sector de la logística es el poder notarial. En Estados Unidos, por ejemplo, para que una persona o sociedad no residente o una empresa extranjera pueda introducir mercancías necesita que un agente residente autorizado acepte las notificaciones legales en nombre de la empresa extranjera. Para ello, hay que conceder un poder notarial a un agente local, sellado y ejecutado ante notario. Los funcionarios de legalizaciones de cualquier embajada o consulado estadounidense en el extranjero pueden proporcionar servicios notariales similares a las funciones de un notario en Estados Unidos. También se puede legalizar un documento a través de un notario extranjero local y, después, autentificar el documento para usarlo en Estados Unidos. En países signatarios del convenio de la Apostilla de La Haya, se simplifica este proceso y no requiere la intervención de embajadas ni de consulados (consulte el sitio web de la Conferencia de La Haya para obtener toda la información sobre el proceso de la apostilla). Los documentos deben estar en inglés, y aquí es donde los servicios de traducción jurada de CPSL resultan sumamente valiosos. Para obtener una traducción, debe presentar lo siguiente:

• Un certificado de un funcionario público del país donde se demuestre la existencia legal de la empresa.
• Una copia de los estatutos sociales donde se exponga el ámbito comercial del importador.
• Una copia de un documento donde se demuestren las facultades de la persona que firma el poder notarial (escrituras de constitución, una copia de la resolución pertinente, actas de la junta del consejo de administración u otro documento).

Tenga en cuenta que las leyes sobre la constitución de empresas y la notación y autenticación de documentos varían de un país a otro.

Como puede ver, preparar documentación plurilingüe de forma ordenada y puntual requiere dedicación y experiencia, que es exactamente donde CPSL puede ayudarle. No permita que el idioma sea una barrera y le cueste dinero. Póngase en contacto con nosotros hoy y díganos qué necesita. Le daremos un presupuesto gratis para su proyecto y un montón de ideas adicionales para ayudarle con cualquier idioma, documento o plazo.